Case Study: Hoe Google omgaat met hybride werken

Net zoals zovele bedrijven probeert ook Google greep te krijgen op hoe werknemers zullen reageren op zogenaamd hybride werk. De meerderheid van de medewerkers heeft geen haast om terug te keren naar de fysieke werkvloer. In zijn jaarlijkse enquête onder Google-werknemers, gaf ongeveer 70 procent van de 110.000 ondervraagde medewerkers aan dat ze een “gunstige” mening hadden over thuiswerken, vergeleken met ongeveer 15 procent die een “ongunstige” mening had. Nog eens 15 procent had een “neutraal” perspectief, volgens de resultaten bekeken door The New York Times. De enquête werd in februari verstuurd en de resultaten werden eind maart bekendgemaakt.

Veel werknemers zijn gewend geraakt aan een leven zonder tijdrovend woon-werkverkeer, en met meer tijd voor familie en leven buiten het kantoor. Bedrijven lijken zich stilaan te realiseren dat medewerkers misschien niet zo bereid zijn om terug te keren naar het oude leven.

Gelukkig heeft Google een aantal ideeën voor het post-pandemische kantoor. Een van die ideeën is om de werkplek gelukkiger en productiever te maken.

Google komt van ver

Het eerste kantoor was een rommelige garage in Silicon Valley, volgepropt met bureaus. In 2003, vijf jaar na de oprichting, verhuisde het bedrijf naar een uitgestrekte campus die het Googleplex werd genoemd. De luchtige, open kantoren en creatieve gemeenschappelijke ruimten zetten een standaard voor hoe een innovatieve werkplek eruit kon zien. In de loop der jaren stapelden de voorzieningen zich op. Het eten was gratis, net als de bussen van en naar het werk: op kantoor geraken, en er de hele dag blijven, was gemakkelijk.

En toen kwam corona. Gans 2020 en ook begin 2021 werkten de Google-medewerkers voornamelijk van thuis uit. Uit die periode heeft het bedrijf veel geleerd. Niet alleen vonden sommige collega’s het net prettig om niet op kantoor te werken, Google was verrast over hoe productief de medewerkers waren. Als herkenbare uitdaging stipten leidinggevenden dan weer het gebrek aan creativiteit en samenwerking aan, en de moeilijkheid om een werkcultuur en vertrouwen op te bouwen wanneer mensen niet fysiek bij elkaar waren.

Wanneer werknemers weer terug kunnen naar kantoor, wil Google experimenteren met manieren om hen meer armslag te geven door de kaart van het hybride werken te trekken. Het doel is om “het kantoor” te herdefiniëren en een nieuw beeld te schetsen van een gelukkigere en productievere werkplek. Google wil dan ook een post-pandemische werkplek die ruimte biedt aan werknemers die gewend zijn geraakt aan thuiswerken en niet meer de hele tijd op kantoor willen zijn.

Drie trends

De plannen bouwen voort op werk dat begon voordat de coronacrisis het personeel van Google naar huis stuurde. Al in 2018 raakte de organisatie ervan overtuigd dat de toenmalige kantooromgeving aan het einde van zijn Latijn was. Sommige werknemers zeiden dat ze zich op kantoor moeilijk konden concentreren omdat er te veel mensen en afleidingen waren. En sommige kantoorcomplexen van Google waren zo uitgestrekt dat mensen er lang over deden om van het ene gebouw naar het andere te reizen. Kantoorwerk werkte niet voor veel mensen.

Google vroeg zich af hoe het beter kon en richtte zich op drie trends om de best mogelijke werkplek te creëren:

• werk gebeurt overal en niet alleen op kantoor;
• wat werknemers nodig hebben van een werkplek verandert voortdurend;
• werkplekken moeten meer zijn dan bureaus, vergaderzalen en voorzieningen.

Hoe Google de toekomst van werk definieert

Covid heeft het vraagstuk rond de toekomst van werk in een flinke stroomversnelling gebracht. Het antwoord lijkt Ikea en Lego te zijn. Het sleutelwoord: flexibiliteit. In plaats van rijen bureaus naast kant-en-klare vergaderruimten ontwerpt Google “Team Pods”. Elke pod is een leeg canvas: stoelen, bureaus, whiteboards en kasten op wieltjes kunnen in verschillende opstellingen worden gezet en volledig worden herschikt.

De criteria die volgens Google de toekomst van werk bepalen:

• Meer veiligheid of het gevoel van veiligheid bieden door te spreiden hoe vaak mensen op kantoor zijn om zo te komen tot een lagere bezettingsgraad van mensen die fysiek aanwezig zijn op de werkvloer. Google denkt hierbij vooruit aan jaarlijkse griepseizoenen en mogelijke toekomstige pandemieën en wil zo besmettingsrisico’s verminderen. Bovendien komt een mindere bezettingsgraad ook de concentratie ten goede.
• Organisaties kunnen niet meer eisen dat mensen vijf dagen per week naar kantoor komen. Google wil flexibeler kunnen inspelen op de veranderende behoeften van medewerkers: werkplekken die kunnen worden aangepast voor een bepaald team of project, persoonlijke verwarmings- en koelsystemen aan bureaus, vergaderruimtes in kampthema’s in de buitenlucht,…
• Bedrijven moeten het hoofd kunnen bieden aan een bepaalde mix van externe en kantoormedewerkers. Zo introduceerde Google “Campfire”, een nieuwe vergaderruimte waar aanwezigen in een cirkel zitten, afgewisseld met grote schermen die onmogelijk te negeren zijn. De schermen laten virtuele deelnemers via videoconferentie inbellen, die tevens visueel op dezelfde hoogte staan als degenen die fysiek aanwezig zijn.